Kiến thức chung

5 nguyên nhân dẫn đến mất dữ liệu Email doanh nghiệp Google Workspace và cách phòng chống

Posted on by Minhbrand
4.8/5 - (24 bình chọn)

  • Email doanh nghiệp Google Workspace hay Email doanh nghiệp Microsoft 365 có mất dữ liệu không?

  • So với email server riêng, hay Gmail thì có an toàn hơn không?

Chào bạn đọc thân mến, trên đây là những câu hỏi hẳn là ai khi nghĩ đến dịch vụ email doanh nghiệp cũng đặt ra. Càng quan trọng hơn là giờ đây với các hệ sinh thái dịch vụ doanh nghiệp đám mây lớn như Google Workspace (trước đây là Gsuite) hay Microsoft 365 không đơn thuần chỉ là email. Trên đó còn có những dữ liệu quan trọng như:

  • File đính kèm đã gửi và nhận từ khách hàng
  • Dữ liệu từ Google Drives, Onedrive
  • Danh bạ khách hàng đã gửi và nhận
  • Dữ liệu marketing như Google Analytics, Google Adwords, Webmaster tool…

Vậy…

Mua Email doanh nghiệp theo tên miền riêng Google Workspace hay Microsoft 365 có an toàn không, có sợ bị mất dữ liệu không?

Trước tiên ta xác định những nguyên nhân gây mất dữ liệu, và các dịch vụ nêu trên có thể đảm bảo được gì.

5 Nguyên nhân gây mất dữ liệu khi sử dụng dịch vụ Email doanh nghiệp tên miền riêng Google Workspace hoặc Microsoft 365:

  1. Nguyên nhân số 1: Dùng tài khoản Google Workspace miễn phí hoặc giá rẻ mà không có toàn quyền quản trị hoặc chuyển nhượng lại quyền quản trị từ các người bán tự do, không có bảo đảm.
  2. Nguyên nhân số 2: Bạn hoặc nhân viên của tổ chức bạn vi phạm chính sách nghiêm trọng, Google hoặc Microsoft khóa vĩnh viễn hoặc xóa hẳn dữ liệu của bạn khỏi hệ thống.
  3. Nguyên nhân số 3: Bạn đã sở hữu gói Gsuite miễn phí nhiều năm, nhưng tháng 8/2022 tài khoản của bạn hết hạn chuyển lên gói trả phí dùng thử. sau đó bạn bỏ mặc và không gia hạn.
  4. Nguyên nhân số 4: Bạn đang dùng trả phí, đắt quá không thể đủ để duy trì, bạn chuyển dữ liệu sang hệ thống khác không đúng cách và mất hết dữ liệu
  5. Nguyên nhân số 5: Bạn bị mất quyền truy cập quản trị cao nhất vào tay kẻ xấu.

Những tình huống gây mất dữ liệu Google Workspace và giải pháp xử lý các vấn đề trên có thể kể đến như sau

email doanh nghiệp theo tên miền
5 nguyên nhân dẫn đến mất dữ liệu Email doanh nghiệp Google Workspace và cách phòng chống

  1. Nguyên nhân số 1: Dùng tài khoản Google Workspace miễn phí hoặc giá rẻ mà không có toàn quyền quản trị hoặc chuyển nhượng lại quyền quản trị từ các người bán tự do, không có bảo đảm:

    • Bạn có quyền Super Admin, nhưng bạn không thực hiện các biện pháp bảo mật tài khoản. Chỉ cần bị lộ mật khẩu, nhân viên cũ đã nghỉ việc, hoặc chỉ đơn giản bạn quên mật khẩu cũ, mất điện thoại là bạn đã không thể vào được quyền quản trị cao nhất. Lâu dài bạn sẽ mất hoàn toàn quyền kiểm soát với tổ chức của mình, dẫn đến việc mất các dữ liệu có trên đó. Hãy tham khảo: 6 việc bắt buộc phải làm để bảo vệ dữ liệu Google Workspace
    • Bạn không có quyền Super Admin, do bạn lựa chọn dùng hình thức thuê lại giá rẻ hoặc dùng ké từ ai đó share tài khoản trên nhóm chung. Hoặc bạn mua lại từ dịch vụ chuyển nhượng không uy tín. Sau một thời gian, bạn và nhân viên của mình không còn truy cập được email, gửi nhận không thành công, bị xóa toàn bộ dữ liệu hoặc gặp sự cố không được hỗ trợ…
    • Thuê cũng tốt, mua chuyển nhượng lại từ các gói miễn phí cũng tốt, nhưng tiên quyết là bạn mua ở dịch vụ uy tín.

  2. Nguyên nhân số 2: Bạn hoặc nhân viên của tổ chức bạn vi phạm chính sách nghiêm trọng, Google hoặc Microsoft khóa vĩnh viễn hoặc xóa hẳn dữ liệu của bạn khỏi hệ thống.

    • Google có chính sách nghiêm ngặt về việc lạm dụng hoặc vi phạm về bản quyền cũng như các dữ liệu nhạy cảm. Khi vi phạm các chính sách này, bất kể bạn đang dùng Gmail miễn phí, mua Google Workspace chính hãng, tự trả tiền hay thông qua các đối tác… đều bị khóa thẳng tay, không trình bày. Ví dụ: Nhân viên công ty bạn tạo hàng loạt các tài khoản để gửi email spam quá nhiều, gửi nội dung lừa đảo, up dữ liệu chứa virus công khai lên Google Drive, dữ liệu “Sẽ” hoặc film có bản quyền và chia sẻ link tải trên các mạng xã hội, phần mềm crack…
    • Điều này khó kiểm soát hơn cả khi bạn dùng chung thông qua chia sẻ tổ chức hoặc mua các tài khoản được cấp bởi admin tổ chức giáo dục, admin tổ chức Gsuite cũ nhưng cấp một cách vô tội vạ. Đây thường là nơi lý tưởng để các thành viên vô ý thức khác, hoặc các cá nhân có mục đích lợi dụng tổ chức google để lạm dụng như trên, hoặc đơn giản chỉ là vô tri, ngây thơ không hiểu các quy định này. Dẫn đến cả tổ chức bị xóa, bị khóa mà không ai biết do ai làm.
    • Để không gặp vấn đề này, tiên quyết là bạn và nhân viên công ty mình không được vi phạm. Tốt nhất là mua trực tiếp trả tiền qua thẻ thanh toán trực tuyến với Google hoặc qua các đối tác. Nếu không đủ chi phí thì hãy tham khảo các đơn vị uy tín như MinhBrand. Chúng tôi chọn lọc khách trước khi cấp tài khoản, đảm bảo khách hàng có nhu cầu thực chỉ sử dụng cho mục đích kinh doanh mà không phải lạm dụng, và biết trân quý dữ liệu của mình.
    • Brand-X Mail cũng xây dựng mô hình backup dự phòng thời gian thực để đảm bảo nếu có bỏ sót cá nhân nào đó dẫn đến tổ chức bị ngừng hoạt động thì chỉ trong vòng vài giờ sẽ có tài khoản dự phòng hoạt động ngay mà không mất dữ liệu của khách hàng.
    • Ngoài ra ở đây, Minhbrand thiết lập các Rule trong quản trị cấp cao của tài khoản để tự động cảnh báo các chia sẻ công khai có quá nhiều truy cập và có nội dung nhạy cảm. Bất kỳ cá nhân nào đang sử dụng trong hệ thống mà vi phạm sẽ bị các quy tắc này của Minhbrand khóa tự động trước rồi sẽ liên hệ trực tiếp đến người quản lý của nhóm để xác minh và gỡ bỏ nếu cần. Như vậy sẽ đảm bảo hệ thống luôn trong sạch.

  3. Nguyên nhân số 3: Bạn đã sở hữu gói Gsuite miễn phí nhiều năm, nhưng tháng 8/2022 tài khoản của bạn hết hạn chuyển lên gói trả phí dùng thử. sau đó bạn bỏ mặc và không gia hạn.

    • Việc này thật sự là không may, quá trình chuyển đổi là hoàn toàn tự động và nếu bạn không hề biết và không xử lý gì do đã lâu không đăng nhập tài khoản quản lý cấp cao thì xin chia buồn. Chỉ trong khoảng nửa cuối tháng 8/2022 nếu bạn không thực hiện các hành động xác nhận, tổ chức của bạn sẽ chuyển sang dùng thử gói trả phí và sau 2 tháng tiếp theo bạn sẽ bị tính phí. Dĩ nhiên sau tháng đầu bị tính phí mà không thanh toán thì toàn bộ tổ chức sẽ ngưng hoạt động. Tiếp đó, chỉ sau 2 tháng tiếp theo nếu không có hành động nào thanh toán, dữ liệu sẽ đưa vào trạng thái chuẩn bị xóa và sau 6 tháng còn lại mà bạn không sao lưu hay gia hạn, dữ liệu của bạn sẽ biến mất mãi mãi khỏi Google.
    • Dĩ nhiên việc này chỉ xảy đến với những ai đã sử dụng Gsuite miễn phí cũ do tự đăng ký hoặc do mua lại từ bên khác không uy tín. Minhbrand đã hỗ trợ và nhượng lại cho rất nhiều đơn vị trong suốt 10 năm làm dịch vụ website, và đến nay toàn bộ đều đang hoạt động tốt không mất bất kỳ dữ liệu nào!

  4. Nguyên nhân số 4: Bạn đang dùng trả phí, đắt quá không thể đủ để duy trì, bạn chuyển dữ liệu sang hệ thống khác không đúng cách và mất hết dữ liệu

    • Google Workspace không phải là dịch vụ Email doanh nghiệp tốt nhất. Nó cũng không phải dịch vụ Email doanh nghiệp có mức giá phải chăng. Nhưng chắc chắn nó là một trong các dịch vụ tốt nhất.
    • Các dịch vụ Email doanh nghiệp theo tên miền khác với chi phí phải chăng hơn có thể kể đến như:

  5. Nguyên nhân số 5: Bạn bị mất quyền truy cập quản trị cao nhất vào tay kẻ xấu. Sau đó account bên bạn bị bán lại như kiểu ô tô bị trộm gương mang bán lại ở chợ dời. Việc này thì bạn có thể tưởng tượng được hậu quả rồi, một đi không trở lại.

Bản chất của các gói Gsuite Legacy Free đều rất đáng tin cậy. Khách hàng của Minhbrand và chính bản thân Minhbrand cũng đã và đang sử dụng hơn 10 năm nay. Bằng vào các điều khoản sử dụng của mình, chỉ cần bạn là quản trị viên cấp cao nhất hoặc thuê từ những bên có độ tin cậy cao, có hợp đồng và phương pháp backup dự phòng chuẩn thì có thể hoàn toàn yên tâm. Bạn có thể tham khảo Giải pháp sao lưu dự phòng và bảo vệ dữ liệu an toàn nhất khi sử dụng Google Workspace

Email doanh nghiệp theo tên miền không còn là khái niệm mới mẻ, và rất nhiều doanh nghiệp đều đã ý thức được tầm quan trọng của dịch vụ này. Nếu bạn còn chưa biết tại sao cần sử dụng dịch vụ Email doanh nghiệp, hãy tham khảo bài viết: 10 lý do doanh nghiệp chắc chắn cần phải sử dụng email theo tên miền để kinh doanh

Những dịch vụ đăng ký email doanh nghiệp đều có ưu nhược điểm khác nhau, qua bài viết này, mình hy vọng giúp được các doanh nghiệp lựa chọn cho mình dịch vụ email tốt và phù hợp với điều kiện của mình nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *