Hướng dẫn backup và khôi phục email Google dễ dàng với outlook

Điều kiện cần:

• Lúc backup, tài khoản cũ vẫn hoạt động có thể gửi nhận bình thường
• Lúc restore, tài khoản gửi vẫn hoạt động, có thể gửi nhận bình thường
• Hai tài khoản có thể cùng là 1 địa chỉ mail
• Yêu cầu bật xác thực 2 lớp (2FA) – Xem tại đây
• Yêu cầu tạo 1 mật khẩu ứng dụng – Xem tại đây

Bạn cũng có thể thực hiện để chuyển dữ liệu sang Microsoft 365, Yahoo,.v.v…. theo bài viết hướng dẫn này

Ví dụ cụ thể là chuyển dữ liệu email từ địa chỉ mail Gmail sang địa chỉ mail mới tại Google Workspace

BƯỚC 1: CÀI ĐẶT TỪ GMAIL.
Đầu tiên đăng nhập tài khoản gmail của các bạn. Sau đó vào All Setting góc bên phải trên cùng để vào giao diện cài đặt các tính năng.

Ở giao diện cài đặt chính, bạn vào tab Forwarding and POP/IMAP

Mục đích của bước này để kích hoạt tính năng đồng bộ gmail theo 2 dạng là:
POP: Tính năng đồng bộ tự download mail về máy, bạn có thể duyệt offiline được. Cho dù xóa mail trên gmail nhưng POP vẫn lưu mail trên máy tính của bạn. Tuy nhiên sẽ làm máy ngày càng nặng hơn do lưu mail offline.
IMAP: Tính năng đồng bộ liên kết song song với gmail. Nên khi bạn xóa 1 email từ Outlook thì Gmail cũng tự xóa luôn. Đây là tính năng mình khuyên các bạn nên dùng.

Tích vào Enable POP nếu bạn dùng tính năng đồng bộ này. Nếu không thì tích như mình là Enalbe IMAP thôi là ok. Sau đó ấn Save Change.


BƯỚC 2: CÀI ĐẶT TRONG TÀI KHOẢN GOOGLE/ TẠO MẬT KHẨU ỨNG DỤNG
Mục đích của bước này là tạo mật khẩu ứng dụng, cái mà bạn dùng để nhập password vào trong Outlook chứ không phải mật khẩu gmail của bạn đầu.

Đầu tiên ấn vào tài khoản email của các bạn ở Gmail ở góc phải bên trên, rồi chọn Manage your Google Account.

Sau đó ấn vào Security ở cột bên trái giao diện mới hiện ra.

Kéo trượt xuống để ý phần Signing in to Google, chọn mục thứ 3 là App password ấn vào.

QUẢNG CÁO

javascript:if(typeof(admSspPageRg)!=’undefined’){admSspPageRg.draw(2018944);}else{parent.admSspPageRg.draw(2018944);}

Giao diện tiếp theo hiện ra

Ấn vào Select App chọn Mail/ Ấn vào Select Device chọn Windows Computer rồi ấn GENERATE

Một hộp thoại với mật khẩu được highlight vàng xuất hiện, các bạn lưu ý copy mật khẩu này. Đây chính là mật khẩu ứng dụng – cái quan trọng để vào Outlook nhé.

Tiếp bạn hãy login vào email cũ.

Mở outlook, chọn tệp (File) / thêm tài khoản (Add an account)

BƯỚC 3: VÀO OUTLOOK VÀ TIẾN HÀNH CÀI ĐẶT THỦ CÔNG (Vì đuôi mail dù là account google nhưng không phải @gmail.com nên outlook không nhận diện tự động được)

Cách thêm tài khoản Gmail vào Outlook thủ công

Với các loại tài khoản gmail mà có đuôi công ty, thì đa số sẽ không thành công khi đăng nhập tự động vào Outlook. Đó cũng là lúc bạn cần thao tác thủ công. Tuy nhiên vẫn dùng mật khẩu ứng dụng nhé.

Nếu quá trình thiết lập tự động thất bại, hãy thêm tài khoản Gmail và Outlook một cách thủ công, bạn làm như sau:

Bước 1,2: Làm tương tự như trên.
Bước 3: Trên màn hình xuất hiện hộp thoại Add account. Tại đây bạn click chọn Manual Setup or additional server types thay vì chọn Email Account như ở bước trên, rồi click chọn Next.

Chọn Manual Setup or additional server types
Bước 4: Tiếp theo trên giao diện Choose Service, bạn chọn tùy chọn POP or IMAP rồi click chọn Next.

Chọn POP or IMAP trên giao diện Choose Service
Bước 5: Trên giao diện POP and IMAP Account Setting, bạn nhập đầy đủ thông tin vào các phần User Information, Server Information và Logon Information.

1. USER INFORMATION
   • Your Name: Tên người nhận nhìn thấy khi nhận thư của bạn
   • Email Address: Địa chỉ Gmail của bạn
2. SERVER INFORMATION
   • Account Type: IMAP
   • Incoming mail server: imap.Gmail.com
   • Outgoing mail server (SMTP): smtp.Gmail.com
3. LOGON INFORMATION
   • User Name: Địa chỉ Gmail đầy đủ của bạn
   • Password: Mật khẩu ứng dụng (bước 2)

Bước 6: Tiếp theo click chọn More Settings.

Click chọn More Settings
Bước 7: Trên màn hình lúc này xuất hiện hộp thoại Internet Email Setting.
Tại hộp thoại này bạn click chọn thẻ Outgoing Server sau đó đánh tích chọn My outgoing server (SMTP) requires authentication, rồi chọn Use same settings as my incoming mail server.

Sử dụng thẻ Outgoing Server trong hộp thoại Internet Email Setting
Bước 8: Click chọn tiếp thẻ Advanced và nhập các thông số dưới đây vào:

• Incoming server (IMAP): 993
• Use the following type of encrypted connection: SSL
• Outgoing server (SMTP): 465
• Use the following type of encrypted connection: SSL

Bước 9: Click OK để lưu lại thay đổi và đóng cửa sổ hộp thoại Email Settings.

Thiết lập xong các thông số rồi đóng cửa sổ hộp thoại Email Settings
Bước 10: Tiếp theo click chọn Next để sang bước tiếp theo.

Click chọn Next để sang bước tiếp theo
Bước 11: Outlook sẽ tiến hành kiểm tra việc cài đặt và gửi cho bạn một email thông báo. Khi quá trình kiểm tra kết thúc, click chọn Close.

Thông báo kết nối Gmail vào Outlook thành công

Lấy dữ liệu địa chỉ mail cũ

Trong ứng dụng Outlook , hãy chọn File > Open & Export > Import/Export.

Chọn Export to a file, rồi chọn Next

Chọn Outlook Data File (.pst), rồi chọn Next

Chọn tài khoản Email cũ bạn muốn xuất dữ liệu bằng cách chọn tên hoặc địa chỉ email của tài khoản đó và chọn Include subfolders (điều này đảm bảo tất cả email của bạn được sao chép), sau đó chọn Next.

Nhấp vào Browse để chọn nơi lưu Outlook Data File (.pst) và nhập tên tệp. Theo mặc định nó có tên là “backup”, bạn hãy chọn một tên khác dễ nhớ hơn như Gmail. Nếu bạn đang xuất sang Outlook Data File (.pst) hiện có, trong Options, hãy chỉ định những việc cần làm khi xuất các mục đã tồn tại trong tệp. Chọn Finish để kết thúc.

Trong hộp thoại Add an optional password, hãy thêm mật khẩu nếu bạn muốn. Chọn OK để lưu tệp dữ liệu ngay cả khi bạn để trống các ô mật khẩu. Không cần thông báo thêm, Outlook bắt đầu xuất dữ liệu ngay lập tức. Nó cũng không cung cấp cho bạn một tin nhắn khi hoàn tất.

Đi tới vị trí bạn đã lưu tệp .pst để xác nhận nó có được lưu ở đó hay không.

Khi bàn làm xong bước này, bảo sao các Gmail sẽ được lưu trữ trong tệp mà Outlook tạo trên màn hình của bạn. Tệp này có tên là Outlook Data File (.pst). 

Di chuyển dữ liệu địa chỉ mail cũ vào hộp thư mới của bạn

Khi bạn hoàn thành bước này, email trong tệp .pst sẽ có sẵn trong hộp thư Microsoft 365 của bạn.

Trong ứng dụng Outlook, chọn File > Open & Export > Import/Export để khởi động Trình hướng dẫn Nhập và Xuất.

Chọn Import from another program or file > Next như hình bên dưới.

Chọn Outlook Data File (.pst) > Next.

Vào Browse và đến tệp .pst mà bạn đã tạo ở Bước 3. Trong mục Options, hãy chọn cách bạn muốn thiết lập với các bản sao. Chọn Next.

Nếu bạn đã gán mật khẩu cho Outlook Data File (.pst), hãy nhập mật khẩu> OK.

Chọn nhập email vào hộp thư Google Workspace mới của bạn (trong ví dụ: hộp thư Minhbrand có tên là test@teammail.online ) . Chọn Finish.

Outlook bắt đầu sao chép thông tin từ tệp .pst vào hộp thư mới của bạn. Nếu bạn có nhiều dữ liệu, quá trình này có thể mất vài giờ. Nếu bạn tắt Outlook hoặc ngắt kết nối Internet trước khi quá trình nhập hoàn tất, nó sẽ tiếp tục vào lần kết nối lại tiếp theo.

Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn trực tiếp bằng video sau đây: